Das Urlaubsmodul aus Sicht der Rolle des Mitarbeiters
Der Mitarbeiter setzt mit dem Erstellen eines Abwesenheitsantrages, beispielsweise eines Urlaubs- oder Dienstreiseantrages, normalerweise einen aufwändigen Geschäftsprozess in Gang. Dieser wird jedoch in <Firm-i-Net> mit Hilfe konfigurierter Workflows automatisiert und beschleunigt.
Auf der Seite Abwesenheit füllt der Mitarbeiter mittels einer benutzerfreundlichen Eingabemaske seinen Abwesenheitsantrag aus, lässt ihn auf eventuelle Überschneidungen mit Teamkollegen, auf Urlaubssperren sowie auf genügend Restguthaben überprüfen. Nach erfolgreicher Prüfung sendet er den Antrag ab.
Auf der privaten Abwesenheitsantrag-Übersichtseite des Mitarbeiters wird der neue Antrag nun unter dem Status 'offen' angezeigt. Auf dieser Seite hat der Mitarbeiter Einblick in den stets aktuellen Status seines Abwesenheitsantrages.
Der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters erhält nun eine workflowbasierte, systemgenerierte Info-News über einen neuen Antrag des Mitarbeiters, mit der Möglichkeit, über einen angebotenen Link komfortabel zur Genehmigungsseite aller gestellten Abwesenheitsanträge zu gelangen.
Jeder Mitarbeiter erhält bei Genehmigung, vorläufiger Genehmigung oder bei Ablehnung seines Antrages ebenfalls eine systemeigene Info-News. Die workflowbasierenden Systemnews sind individuell konfigurierbar und können firmenspezifisch angepasst werden.
- Abwesenheitsanträge werden komfortabel via Intranet gestellt.
- Die Seite Abwesenheitsübersicht zeigt den aktuellen Status der gestellten Abwesenheitsanträge.
Das Urlaubsmodul aus Sicht der Rolle des Vorgesetzten
Auf der Genehmigungsseite verwaltet der Vorgesetzte alle gestellten Abwesenheitsanträge seiner ihm unterstellten Mitarbeiter. Hier kann er die Abwesenheitsanträge genehmigen, vorläufig genehmigen oder ablehnen.
Alle Abwesenheitsanträge werden beim Genehmigungsprozess nochmals auf ihren Status hin überprüft. Muss ein bereits genehmigter Abwesenheitsantrag aus firmeninternen Gründen abgelehnt werden, so wird bei positiver Prüfung auf bereits abgelehnten Status eine Warnmeldung ausgegeben, mit einer zusätzlichen Bestätigungsanforderung zur Fortführung dieses Vorganges. Erst dann wird der bereits genehmigte Antrag als abgelehnt verbucht.
Der Personalsachbearbeiter erhält nun ebenso wie der Mitarbeiter selbst, bei Genehmigung, vorläufiger Genehmigung, Ablehnung oder Stornierung durch den Vorgesetzten eine systemgenerierte Info-News.
Der Mitarbeiter wird in Abhängigkeit von dem Zeiterfassungsmodul ab dem Antrittstag seiner Abwesenheit automatisch als 'abwesend' beziehungsweise 'anwesend' geführt. Mittels so genannten Anwesenheits-/ Abwesenheitslisten wird der Verfügbarkeitsstatus grafisch dargestellt.
Ebenfalls in Abhängigkeit von der Zeiterfassung wird der Mitarbeiter bei Abwesenheit auch innerhalb der Mitarbeitersuche als 'nicht anwesend' am Arbeitsplatz angezeigt. Dies gewährleistet eine transparente Übersicht der aktuellen Verfügbarkeit aller Mitarbeiter zu jeder Zeit. Zusätzlich werden auf der Seite 'Teamübersicht' abteilungsbezogen die Abwesenheitstage der Mitarbeiter als Monatsübersicht beziehungsweise als Jahresübersicht dargestellt.
- Die Seite Genehmigung in Verbindung mit der Abteilungsübersichtseite garantiert eine transparente Urlaubsverwaltung.
